« Un déménagement d'entreprise a un impact équivalent à un deuil »,
lance Pascale Mangot Lagarde, vice présidente de l'Arseg, le Réseau
professionnel des services généraux, en ouvrant une conférence
thématique organisée lors du salon Bureaux Expo organisé début avril.
Stressant, frustrant, coûteux…Un déménagement peut mal tourner si les
différents acteurs de l'entreprise, dirigeants, services généraux ou
préventeurs ne l'anticipent pas et ne le gèrent pas du mieux possible.
Afin d'accompagner un déménagement et de diminuer les angoisses et
interrogations des salariés, « l'un des principaux éléments est la
communication, une communication globale, à l'égard des salariés mais
aussi des personnes de l'extérieur telles que la clientèle ou les
relations publiques », indique Mme Mangot Lagarde. « Une communication
sans faille, parfaite, est fondamentale, et ne s'improvise pas. Car dans
le cas contraire, elle peut impacter négativement la vision du projet
et l'image de l'entreprise et mener à un véritable échec ».
Déployer une démarche pédagogique
Pourquoi un déménagement ? C'est sans doute la première question à laquelle doit répondre l'entreprise. Elle doit ainsi expliquer les raisons du transfert à ses salariés (rationalisation, regroupement d'activité, investissements…) et déployer une démarche pédagogique. « Il est également important de laisser aux salariés la liberté de poser des questions, et surtout d'y répondre obligatoirement, car les rumeurs peuvent naître en l'absence de réponses aux questions », insiste Mme Mangot Lagarde.
Montrer du « concret », organiser des visites de sites
Outre la recherche de l'implication des salariés de l'entreprise, en
amont du projet, la communication, le dialogue interne sont essentiels.
Et cela, en amont du projet de déménagement, pendant le projet, et le
jour J. Il est par ailleurs conseillé de nommer un ou plusieurs
représentants du projet, qui se feront les vecteurs des questions des
salariés.
Pascale Mangot Lagarde note que « la réussite du projet va dépendre du
climat, de l'entente entre la direction de l'entreprise et son personnel
».
Elément important : la communication interne doit s'étendre au-delà de
l'information légale à destination du CE et du CHSCT. « Des visites des
locaux, voire des visites de chantier sans présence de mobilier, doivent
être organisées afin de démystifier le nouveau site », insiste-t-elle. «
Ces visites permettent, de plus, d'anticiper des questions auxquelles
on aurait pas pensé et de prendre en compte des cas particuliers
(salariés handicapés par exemple) », ajoute-t-elle.
« Pendant le projet lui-même, l'entreprise ne peut pas se contenter de
plans. Il ne faut pas hésiter à montrer du concret, les bureaux ou un
espace témoin aménagé pour se rendre compte réellement du projet ».
Identifier les points critiques
Tout comme la communication, la phase technique et administrative du
projet de déménagement doit être bien anticipée. Charles Herbelot,
directeur général de Demepool, un Réseau de déménageurs d'entreprises,
recommande notamment de bien valider aux services concernés (services
généraux, service informatique…) les options décidées dans le projet de
déménagement, par exemple le Plan d'aménagement prévoyant les
open-space, dans le but d'éviter les pertes de temps ou les plannings
remis en cause.
M. Herbelot préconise par ailleurs, au moment du déménagement, un
accueil physique des salariés par vagues, services après services, car «
il est difficile de déplacer 150/200 personnes au même temps ».
La sensibilisation du relais déménagement et des représentants du projet
dans l'entreprise prendra ici tout son sens pour une transmission
correcte et efficace des informations.
« Un projet de déménagement peut par ailleurs être l'occasion de mettre
en place de bonnes pratiques, en y associant les salariés (recyclage des
emballages, organisation de journées de tri/rangement, organisation de
l'archivage pour avoir un volume plus faible à déménager etc.) »,
conclut M. Herbelot.
Auteur : Par Marianna Reyne, actuEL-HSE
